會議紀錄的重點在於「議題」而非發言內容
在文章寫作指導中,當掌握到「議題」時,腦中會靈光一閃,「我懂了!原來不是寫下發言內容就好」。
會議紀錄最重要的重點是:
把議題以「問題」的方式,在腦海中大大地清楚地寫下來。
這就是全部了。這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。
為什麼這麼說呢?這是因為我們不論是在開會、小組報告或與人會面時,都沒有事前確認「議題」的習慣。
舉例來說,假設你今天已經去見過某個人,當被問到「當時,你們談了些什麼內容」時,你應該會回想起來「說了這件事,也說了那件事」。那麼,當被問到「你們討論的主題是什麼」,要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候,這一點其實是相當困難的,因為日本人對於「議題」這個概念非常地薄弱。
因此,無論是會議、或是類似「有關秋季區民祭典活動」的討論會等,皆以一種含糊籠統的形式開始,由出席會議者們緩緩地輪流發言,而不知不覺之間,當會議結束之時,則是往某個方向做出最終結論。
很多時候會議紀錄都是交給年輕員工負責,如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話,如「秋季區民祭典活動日期是什麼時候」、「秋季區民祭典活動的贊助廠商要委託什麼企業幫忙」等,那麼,負責會議紀錄的人就會比較輕鬆,不過,這樣的機會卻是可遇不可求。
幾乎大部分的人參與會議或討論會時,都曾出現過一次或兩次這樣的念頭,「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。
即便是這種步調輕鬆但卻有些許模糊不清的會議,只要在會議之後,好好地下功夫來寫會議紀錄並發送給所有出席人員,就能夠讓整個會議的議題變得清晰,也能夠把「這次會議是在開什麼的啊」這種問題,整理出一個頭緒傳達給所有人。
如果只是將優良的發言內容有條不紊地記錄下來,那這份會議紀錄也只是在浪費時間而已,請避免這樣做。試著去改變自己的觀念吧。
不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上,而是放在他們說了「與什麼有關」的話。在每個發言的背後,都有一個「問題」,也就是議題,請把焦點放在該處並仔細聆聽,然後寫下筆記。
提出良好發言內容的人,或是提出能夠讓會議流程改變的發言者,他們肯定了解什麼是「好的問題」。也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向,一口氣轉向更好的方向。而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。
接著最後的部分,要來思考「今日的會議,結果到底討論了與什麼有關的事情」,然後把它用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭處。當然,有些時候可能會出現多個議題同時討論的狀況、或會議中途議題偏離了會議主軸的情形,而這些臨時狀況讓會議就在一股不明確的氛圍下突然地結束了,每間公司應該都曾經遇過這種情形。不過,也正因如此,找出那個最核心的議題,便是此時最為重要的一件事。
若能將核心議題白紙黑字寫下來,那麼,收到會議紀錄的出席人員內心也會這麼想,「喔!沒錯,我們在那次會議決定了目標,原來是這麼回事。當會議開始時,我不太明白為什麼,有種就默默地聽從講話大聲的人的意見,不過,現在我懂了,那次會議主要目的是要決定活動目標的呀。這份會議紀錄提醒了我,沒錯,就是如此啊」,相信出席人員一定會更加了解自己所做的事情,對整個活動團隊也會很有幫助。
而實際上在書寫的時候,把核心議題擷取出來,用問題的方式來做修正,其實是一件相當高難度的事情。不過,這樣的作業流程,能夠有效鍛鍊頭腦,是一項出色的寫作訓練。請不要放棄,繼續努力嘗試。
若能將會議議題以「問題」的方式,清楚明白地呈現出來,撰寫會議紀錄就不難了。
對於所提出的問題,要做出什麼樣的「回答」呢?這就是本次會議最終的「決議事項」,將其寫在會議紀錄最後面就可以了。
在「問題」與「回答」之間,要先決定優先順序,從大方向開始大概寫 3 個左右即可,比如要用什麼步驟或方法來討論問題?(會議的流程)、回答該問題時,哪些部分必須特別注意?(會議的重點)。不需要太過枝微末節的細節。決定優先順序是很重要的工作,如果能夠做到這一點的話,那麼會議紀錄的第一步就算合格了。