序進入五月,許多應屆畢業生開始準備投履歷、找工作,部分有實習需求的學生開始也投石問路,想找暑假的「歸宿」,好不容易通過一關又一關的面試、找到了新工作,但這只是開始,在職場裡要如何自保,才是大學問!
一、養成隨時記錄的習慣
「人、事、時、地、物」的掌握,無論菜鳥或老鳥都需要做好做滿。無論是抄筆記,或是用電腦檔案紀錄,形式不重要,但內容才是關鍵。
記錄的本身,除了是釐清工作內容及事情經過之外,藉由寫下來時整理思緒,也能夠更有邏輯地思考,將每個步驟可能發生的問題、如何解決都列出來,而上司或同事給的意見,也可以當成備註寫在旁邊,下次若有差不多的任務時,也能夠更清楚地掌握方向。
例如若是進入客服部門,每天都會遇到各式各樣的客訴,無論是商品品質的質疑、物流、金流、退貨……各式各樣的問題,但卻是不一樣的處理流程,第一次有主管或前輩帶的時候,就應該詳細地紀錄下來如何應對,而且最好常常在腦子裡演練,這樣才能避免重覆提問,而且在面對客戶時,講話也比較有條理,較容易說服客戶、滿足他們的需求。
二、養成及時反饋、該問就問的習慣
主管交待事情後,不是悶著頭做就好,任何的進度都要馬上回報比較好。每個人都有當菜鳥的時候,就算想要馬上進入狀況,一開始難免會動作比較慢、處理比較久。
就像有些公司會要求員工寫「weekly report」一樣,菜鳥也可以自己整理工作的進度,及時和主管反應,這樣也能避免一步錯、全盤錯的情形,而且因為主動回報,主管也會覺得你懂事、可靠,未來才會願意給你更多表現的機會。
以行銷規畫的工作內容來說,從一開始的資料收集、創意發想、行銷的方式及通路等,每一個步驟都有許多的細節需要判斷,更忌諱悶著頭做,最後全盤皆墨。
做工作進度回報的另一個好處,就是可以知道自己擅長與不擅長的項目。「想像是肉感的,現實是骨感的」,剛進職場時,總覺得自己可以克服一切,但工作一段時間後,總是會發現自己適合的業務內容或範圍,或許等試用期滿,可以和主管進行討論及確認,也許有機會負責自己有把握,或是調到更適任的部門。
若是遇到不懂的問題,最好想好解決方案再去問主管,不要直接想要問出答案,「獨立思考」的能力,也是主管會希望下屬可以擁有的必備技能之一。只要擁有勇敢發問、保持學習心、做錯也勇敢承認不逃避的職場心態,前輩們也會看在眼裡。更別說只有新人才有一直問問題的權利,及時反映才能迅速解決、不耽誤進度。
三、責任歸屬要釐清,但把份內事顧好並不真的是負責
有個在美商上班的朋友,和我分享他的「email寫信心法」。無論主管口頭或email交辦的事項,他寫信的第一句話一定是「根據xxx於何時的電話/email指示,交辦了何事」…徹底把責任歸屬寫的一清二楚。我很好奇為什麼要這麼複雜,他說:「冤有頭債有主,美商很在乎責任分配,我總是要把為什麼做這件事說清楚,才不會白白揹鍋。」 感覺起來似乎水很深,但在職場上,暗箭難防,小人永遠不知道在哪裡,小心一點總沒錯。
雖然自保很重要,但他卻忘記了另一個硬道理:組織是各功能單位依其專業進行分工,各功能之間總會有「灰色地帶」,碰到權責不清時,會積極主動負起責任解決的人,往往能夠訓練思考事情時的廣度及深度,無形之中其實是很好訓練自己的機會,上級主管們其實也會看在眼裡。菜鳥們一開始最重要的是學會自保,等到真的了解公司的運作情況之後,再多承擔一點就好,不要一開始就希望被眾人看到,以免在搞不清楚情形、賠了夫人又折兵。