怎麼同時對總經理與基層簡報
我在微軟工作時最常遇到的狀況，就是準備簡報的時間可能只有幾天，而同時參加會議的對象可能超過20位。如果你是我，會如何準備？
我記得有一次，同事臨時和一家銀行約了一場談金融數位轉型的會議，時間訂在3天後，當天參加的人員包含該公司的總經理、資訊長、財富管理部副總，以及其他單位的協理。
其實這是一場壓力非常大的簡報，因為我過去未曾拜訪這家銀行，再來這位總經理已經60歲了，而當年才40歲的我，居然要在短時間內，準備關於這家銀行該如何轉型的建議。所以我和同事開完會後，當場就列了以下3個問題：
當天會出席會議的主管，分別在這家公司待了多久？
他們目前在自己部門遇到最重要的問題是什麼？
部門未來3年內的發展方向是什麼？
所幸我的同事很快在一天內，就提供我所需要的資料，讓我能根據這些線索，模擬當天可能遇到的場景，並快速做出一份提案。除此之外，當天我也和業務團隊提早抵達現場，只要有人進會議室，我就馬上前去交換名片並簡單的問候，這些短暫卻快速的互動，都是為了讓自己更清楚了解，即將要溝通的對象是誰。
從多年來的經驗中我發現，簡報最常遇到的問題是，無法與聽眾對焦，未能針對客戶（或主管）的需求與溝通風格進行提案。因此，你必須用客戶、同事或主管看得懂的語言；其次是選擇合適的簡報工具，進一步與他對話和溝通。所以，你必須很清楚的知道「Who」，例如他過去的工作及專業背景、溝通喜好、決策偏好，還有對資訊理解多少等。上述都是你是否能透過簡報與對方有效溝通的決定因素。
面對年長的溝通對象，建議要談重點，不要花太多時間鋪陳，且要提及各種建議方案或成本分析比較。因為相較於年輕的溝通對象，年長對象偏向保守，而透過這種方式容易消除對方的不安感。
有時候我會分享很多新科技趨勢的題目，例如數位轉型或智能機器人，但這可能會改變年長者習慣的工作方式，或讓對方覺得有飯碗不保的疑慮。所以在簡報溝通的過程中，必須先考慮對方可能會產生的負面想法，致力降低他的不安感，這樣他才會願意聽你分享。
例如我可能會告訴對方，智能機器人不會取代你的工作，它只是協助你減輕平常重複性高的工作負擔——像是整理公司的各種報表。透過善用智能機器人，你能省下寶貴的時間，做其他更有價值的工作。
所以對象的設定與分析非常的重要，畢竟簡報的目的，就是要讓聽眾採取你希望的行動。因此事前，你得先了解對象的興趣與背景，因為任何一位參加者的「職位」、「對資訊的掌握程度」、「過去的工作背景」以及「對參加本次會議的期望」……都會影響你的溝通方式和效果。
AI時代的簡報思維
在這個世代，AI已經不是未來，而是日常。根據最新數據，ChatGPT的每週使用人數已經突破7億，這代表它不只是工具，而是知識工作者隨身攜帶的「第二大腦」。
為了幫助讀者更快掌握簡報技巧，我特別設計了一個專屬GPT（https://chatgpt.com/g/g-X6UDqTK8d-steve-presentation-skill-best-practice-book），讀者可以隨時進去查詢最佳實務，並獲得客製化的簡報建議。這不僅是一個查詢引擎，更是一個隨身教練。更重要的是，我也整理出幾個能立即上手的提問模板，協助你在製作簡報前，能先釐清「方向」與「重點」。
其中最實用的一個，是簡報主題與目的分析的指令模板。請根據以下欄位，針對你的簡報進行分析並填寫：
- 簡報主題目的
這是一場什麼樣的簡報（例：提案簡報、策略簡報、內部進度報告）？
本次簡報的主題為何？請簡要說明。
- 溝通對象
主要聽眾是誰（例：總經理、行銷主管、客戶、合作夥伴）？
他們關注的重點為何？是否參與決策？
- 期望目的（對對方的期待與目標）
你希望簡報能讓聽眾「理解」什麼？
希望他們在思考層面獲得什麼共識？
- 採取行動（對對方的行動期待）
你希望聽眾聽完後「做出什麼決策或行動」？
是批准預算、支持提案、安排下一次會議，還是其他？
這個提問模板架構能幫助你在製作簡報前，快速釐清「主題、對象、目的、行動」，讓簡報不再空泛，而是具備清晰的說服邏輯。
情境：補人提案簡報
以下是一個實際套用的案例，來自我在公司內部的工作情境：
- 簡報主題目的：這是一場針對人力資源補強的提案簡報，說明目前團隊人力不足對專案進度的影響，並提出補人建議，以確保Q4關鍵產品能如期交付。
- 溝通對象：技術長（CTO）、營運部經理與人資主管。他們關心的是：預算是否合理？補人能否真正改善瓶頸？是否有其他替代方案？
- 期望目的：讓主管清楚理解，團隊已經超出負荷，若不補人將導致交期延宕與客戶滿意度下降，甚至影響公司營收與信任。形成的共識是：補人。
- 採取行動：核准新增一位資深後端工程師與一位前端支援人員，批准人力預算，並指示人資部門立即啟動招募流程。
透過這樣的分析，你會發現，簡報不再只是「做得漂亮」或「講得流暢」，而是能清楚回應聽眾的關注點，並引導他們做出行動。這就是高效簡報的真正價值。
賺回4,000萬的領悟——AI讓你變聰明，也讓你變笨
這兩年看過超多份履歷、課後簡報、創業評審文件後，我可以告訴你一件殘酷的事——你是不是用AI生成的，一眼就看得出來。
當AI開始替大家代筆、寫報告、寫履歷、做演講簡報，甚至是很貴的公開班或EMBA課程，你以為自己效率變高了，但事實可能剛好相反：其實只有少數人，會因為善用AI而成為超人；大多數人，只是更快的暴露出自己的思考空洞。科技讓我們變強？還是讓我們忘了怎麼思考？
原本我還記得國小到大學，同學的座號、家裡電話、手機號碼。但自從我開始依賴手機通訊錄、LINE、FB Messenger，記電話號碼的能力就慢慢喪失。甚至，以前在科技業叫習慣了英文名，連中文名字都忘光了。
AI雖然很強，但是如果你把大腦100%外包給科技，就會陷入快思慢想的陷阱，有時候慢慢想是很重要的，AI應該用來培養你的「深度思考」與「獨立觀點」能力，不是剪貼複製交差了事的能力。現在AI做簡報很強，美學排版一把罩，所以面試時我其實不太看那些簡報，我真正關心的是：
．你為什麼這樣擺？
．你背後的邏輯是什麼？
基本上大概超過一半的面試者回答不出來，所以一看就知道是套模板做的，看起來無懈可擊，其實漏洞百出，如果全部都走捷徑，是很難培養出硬底子的內功。如果未來AI幾乎所有事情都能完成，90%的工作只要問AI就能搞定。那你需要思考的是——剩下那10%，有什麼是AI做不到的？
所以，不要再問「AI能幫我做什麼？」應該試著問自己：「我怎麼讓AI幫我變得更有價值？」
▍本文節錄自《賺回4,000萬的簡報技術》，蘇書平著，大是文化。由Pubu電子書城 授權轉載。
智能理財★基金投組6/30前投資費用0元優惠中！
