作者／黃奕霖 責任編輯／杜韋樺Web only 2022-07-28 圖片來源：Unsplash
職場溝通必知的３件事：
1.多數企業主將溝通技巧視為招聘人才考量的重要條件。
2.商務溝通著重簡潔明瞭，先說結論再解釋更恰當。
3.溝通要順暢，就要根據不同情境、對象與目的，來決定不同的溝通方式。
為何溝通是一門藝術？
說對話到底有多重要？在高度競爭的職場環境，光有專業技能還不夠。對內，怎麼與主管、同事及下屬順暢合作，對外，如何跟客戶打好關係，溝通表達技巧都是不可或缺的關鍵技能。
美國招聘網站ZipRecruiter發表的最受歡迎軟技能報告指出，「溝通技巧」的徵才需求最大，有高達610萬個職缺。國際招聘網站CareerBuilder行銷長凱利（Kristin Kelley）更明言，「溝通能力之所以在軟實力排名居前，是因為員工必須在各種混合的環境下工作。」
然而，溝通並不像丟球，只是你丟我接這樣簡單，溝通不足會導致理解有誤，但過度溝通，同樣可能導致雙方在原地打轉、甚至產生更多誤會。有時順暢的溝通也未必代表能理解對方，例如同事問你對於簡報內容的感想，你礙於情面給出正面回饋，看似是成功的溝通，卻隱藏了自己真實的想法。因此，溝通不光是交流意見，當中潛藏高深的學問，唯有能掌握「溝通的藝術」，才有機會拳拳到位，做事無往不利。
想練就溝通的藝術，先思考這3件事
當你想練就溝通的藝術，必須先意會，溝通會隨著文化、風格及情境而有所差異，即使是過往成功的經驗，只要換成不同的情境跟對象，就可能徹底失敗。
由人際溝通專家羅納德.B.阿德勒（Ronald B. Adler）與拉塞爾.F.普羅科特（Russell F.Proctor）合著的《溝通的藝術：看人入里，看出人外》一書中便提出，溝通前必須考量的3項因素：
1.評估時機和地點是否洽當
同樣的一句話，若在不同場合出現，很可能走向截然不同的結局。例如在公司獲利的時候跟老闆提加薪，會遠比業績未達標時提出，更容易成功；又或是假如你在嚴肅開會時，開了詼諧的玩笑，可能不僅無法緩和氣氛，還可能被主管盯上。
2.釐清溝通背後的目的
溝通前，務必清楚自己的目的，才能進一步採取適當的反應。假如你想跟同事建立密切的關係，不妨在對話時加入更多觀點、或主動提及在對方身上看見的優點。但如果你只想保有個人隱私，那在溝通期間，若涉及敏感議題，只須保持禮貌、微笑以對，不必加入太多的個人情感。
3.事先對溝通對象做功課
溝通前，最好要對溝通對象有一定的了解，隨著對方的身分、個性不同，攸關你要用什麼溝通方式應對進退。假如對方較敏感，就要在用詞上小心謹慎，以免招致不必要的誤會；而面對個性較急的人，則發言勿太冗長，最好馬上切入重點。
溝通也講CP值，謹記「結論＋依據」
很多人都有類似的經驗，報告到一半，被主管如此打斷：「講到這邊就可以了……。」主管不願聽完你的簡報，原因可能不是你的內容不豐富，而是忽略了溝通的節奏。別忘了，你溝通的對象是行程滿檔的主管或客戶，比起拚命介紹自己的構想或商品有多完美，更應該留意對方對此次溝通所感受到的「CP值」。
取得倫敦帝國理工商學院（Imperial College Business School）MBA、現為專職作家的金子敦子，在個人著作《只要調換用詞順序，99%的人都會聽你的》中提到，溝通時的「目的」跟「架構」非常重要，假如滔滔不絕、離題太遠，反倒容易變成單方面輸出，而無法起到預期的溝通效果。
至於怎麼做到「快、狠、準」地表達，同時又能提升對方的聆聽意願？她建議，可以遵循「結論＋3依據」的溝通架構。
首先，「開頭就說完結論」，這麼做一來可以吸引聽眾，二來也有利於雙方在溝通上對焦。第二步是「詳細說明」，將前因後果詳加解釋，讓對方利於理解，為何會得到此結論，最後則是「再重申一次結論」，強化論述的可信度。
若將這套溝通理論應用在證券分析師說服投資人的場景，分析師會先明言：「根據嚴密的分析，預估A公司近期將大幅獲利，所以最好趕快買進其股票，」接下來，可以一一詳述：「原因是根據一、二、三綜整而來，」最後再次向投資人重申：「最近A公司的股票價格較低，若趁早買進，更有機會投資獲利。」
若換成會議場景亦同，當工作人在提案時，可以先明言：「根據目前現有的選擇，我會建議導入B系統，來提升營運效能。」接著再補充：「我選B系統是根據原因一、二、三……，」最後再重申：「我們目前業務所面臨的問題，若透過導入B系統，將可以有效獲得解決。」
掌握信件、通話長度，達成高效溝通
不只在會議上要針對重點表達，在日常的商務溝通也要盡量簡短有力。因此書中建議，在每通電話前最好先設定好時間限制，一旦超過時限便要開始收斂話題，以免不小心花費太高的溝通成本。
撰寫email也該如此，應秉持「不遺漏、不贅述」的原則，除了問候語外，只需要寫清楚相關事件的時間、地點及目的，且切記一封信只能傳達一件事，在字數上必須以對方無須滑動頁面、「不超過一個螢幕」為標準。否則恐資訊過多、或用詞太冗贅，造成收件人的負擔。
禮貌很重要！善用緩衝句當開頭
寄信要言簡意賅，但也別忘了禮貌本身也屬於「溝通的藝術」。建議適時用「緩衝語句」當作開頭，例如「很感謝您找我們合作，很抱歉讓您大費周章找聯繫我們，但本週的工作安排已經滿檔，怕耽誤您的時間，可能無法接下這個委託。」再提出具體需求，才能避免語氣過於強硬，造成溝通的不愉快。
溝通是邁向成功道路必備的重要能力，也是能夠經過學習與磨練精進的關鍵技能，唯有掌握「溝通的藝術」，才更有機會在職場上脫穎而出！
※資料來源：
金子敦子《只要調換用詞順序，99%的人都會聽你的》方言文化
羅納德 B. 阿德勒、拉塞爾 F.普羅科特《溝通的藝術：看人入里，看出人外》世界圖書出版
>>本文由<Cheers快樂工作人>授權發佈。