5大技巧整理辦公室桌面，提高你的工作效率！

從辦公桌看出工作能力的3個原因

超過百年歷史的美國第二大辦公室傢俱製造商赫曼米勒（Herman Miller）調查發現，一個人的工作環境與工作效率之間存在「微小但長久」的影響。根據實驗：好的工作環境最多能提升16%的工作產量、並為工作者帶來比原本高9%的滿足感。由此可見，辦公室桌面跟工作效率間存在密不可分的關聯，以下歸納出3個原因：

1.有系統地擺放桌面，工作更有脈絡
因此，有系統地擺放桌面物品，能減少尋找資料的時間，同時在分類及歸納物品的過程本身，就是在腦海中建立一套系統資料庫，當你急需某樣文件時，能馬上依循脈絡、快速找到目標，將更多時間花在工作上，自然提升效率。

2.整齊的桌面更容易進入「心流」
如果桌面雜亂、堆滿過多雜物，注意力易受干擾。要提升工作效率，很重要的一點是讓自己設法進入「心流」。這個詞源自匈牙利心理學家米哈里 ‧ 奇克森特米海伊（Mihaly Csikszentmihalyi），他在全球暢銷書《心流》（Flow）中提到，集中專注是進入心流的必要條件之一。因此打造一個乾淨整潔的辦公桌面，絕對是邁向集中專注工作的重要第一步。

3.減少干擾能驅動工作飛輪
提出自我效能（self-efficacy）概念的加拿大心理學家阿爾波特 · 班杜拉（Albert Bandura）表示，要有源源不斷的工作效率，必須先累積大大小小的成功經驗，當累積成就感，就能迎接更大的挑戰。換言之，排除會干擾工作的各項障礙，成了首要任務。若你不想花時間在找尋合約、以及重要的會議筆記上，做好辦公桌面整理及文件收納，絕對是必要的功課。

5大技巧，輕鬆改造你的辦公室桌面

1.善用631法則
著有《成功人士這樣整理辦公桌》一書的壺阪龍哉曾提出「631法則」，作為整理辦公桌面的圭臬。他指出：

擺放在辦公桌上的東西，最佳比例是60%文件、30%物品、10%書籍。

因此，整理的第一步是將你在辦公室所有的物品分成這三類。

2.別害怕斷捨離
掀起歐洲｢簡單生活｣運動狂潮的先驅者多明尼克．羅瑞爾（Dominique Loreau）在其著作《理想的簡單生活》中形容：「絕大多數人，在生命旅程中，都帶了沉重甚至是超重的行李。」在職場中，也有不少人因捨不得斷捨離，而背負過重的包袱。

要擺脫「超重人生」的最好方式，是盡可能去蕪存菁，例如將文件E化存檔，不留紙本。壺阪龍哉建議，若有件物品讓你猶豫是否要丟掉時，可以先設置一個「猶豫箱」，將資料暫放在這個箱子中。並以3個月為期限觀察，若過了3個月還是沒用到，就毫不猶豫丟掉；若有機會再使用，就將它從猶豫箱中拿出來，放回整理好的資料夾內。

3.將凌亂的線路梳理整齊
辦公室少不了各式電子產品，當充電線、網路線、音源線，同時出現在你的辦公桌面，難免變得凌亂。為了讓視覺更清爽，不妨將線路集中捆好置於角落，以免妨礙行動，或改用無線器材，如無線滑鼠、無線鍵盤等，減少線路糾結，也有助於避免腦袋打結。

4.定時清理電腦桌面
許多人喜歡將常用檔案放在電腦桌面，但電腦桌面其實等於是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。壺阪龍哉建議，最精簡乾淨的桌面，應該將桌面圖示，控制在兩列以內，若太過龐雜，反而容易找不到資料。因此，平時就要有整理歸納檔案夾的習慣，可以依照專案屬性、年份或是重要性區分，重要的是，要能在最短速度內找到需要的文件。

5.布置辦公桌面帶來工作能量
若好的環境是攸關工作效率的重要因子，那麼該注意哪些細節？

《紐約時報》專欄作家梅蘭尼．皮諾拉（Melanie Pinola）列出以下5個建議：

（1）光線明亮：科學家研究指出，自然光和自然風景有助於對人的情緒及專注力帶來助益。梅蘭尼．皮諾拉更強調，自然光可以幫助人體維持正常的生理時鐘，促進分泌有助於專注和維持平靜的血清素。若有選擇，應盡可能坐在靠窗處，在陽光照射下，人體能生成維生素D，也有助於維持健康。

（2）綠色盆栽：挪威生命科學大學的學者曾在《環境心理學期刊》（Journal of Environmental Psychology）刊載研究指出，長期需專注精神的工作，若室內擺放盆栽能有效減輕疲勞，並提升15%的產能。若擔心自己不擅於照顧植物，可以選擇入門門檻低的盆栽。

（3）溫度適中：辦公室溫度調到幾度最好？康乃爾大學（Cornell University）實驗指出，溫度適中的攝氏25度工作效率最高。他們發現，將辦公室氣溫從20度提升到25度時，不僅員工的打字錯誤率降低了25%，還能多輸入150%的資料。

（4）遠離喧嘩：為避免受辦公室太多噪音干擾，建議工作人可以準備一副耳機，在需要專注時打造一道「音牆」，播放舒適的白噪音，或能讓自己沉靜的音樂，提升工作效率。

（5）色彩舒服：許多企業都透過色彩，吸引顧客產生好感，例如麥當勞（McDonald’s）就利用大片的紅色與黃色裝潢牆面，促進顧客的食慾；星巴克（Starbucks）則透過綠色營造放鬆的氛圍。工作人可以在辦公區域多增添心儀的顏色，讓自己在工作時，不斷有正向感受。

整理辦公桌面，不可只是一項清掃的工作、實則上更是一段心靈倒空、沉澱自我的重要工作歷程，不妨現在就著手，快速提升你的工作效率！

參考資料：Zapier、HubStar、American Express、Miss Tea Positive、Unruh Furniture、Work Design Magazine、PR Newswire、ScienceDirect、NASA

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