想要成功,最被低估的技能是什麼?答案,不是洋洋灑灑寫出一篇專業論文,或是為人處事圓滑,善於與各式各樣的人社交互動。
現為哥倫比亞商學院兼職教授、哈佛醫學院神經科學博士韓茱麗(Juliette Han)解答:其實,就是把想說的話「寫清楚」(write clearly)!尤其對於內向的人而言,更不用強迫自己變得外向,而是善用這個最容易被忽視的技能。
新年新氣象,可以開始培養這個技能!因為不管是書寫信件與文章,甚至公開演說、閒聊時,只要清楚撰寫訊息,都能讓對方理解你的需求與想法,進而達成目標。以下是4個秘訣:
一、選擇傳達訊息的最佳模式
你有過這樣的經驗嗎?明明拿到PPT,簡報內容卻是密密麻麻的文字,讓人完全不想繼續看。因此,向他人表達想法或要求之前,請先確認最佳的傳達模式。
例如,如果要分享含有複雜數據的研究,那利用PPT簡報呈現圖表與照片,報告效果會比直列式的Word文字檔更佳。
若是宣布詳細管理決策,為了讓大家容易聚焦重點、消化訊息,則請發送電子郵件,並善用STAR原則來架構內容(Situation情境、Task任務、Action行動、Result結果)。
不過,也需要注意不必把格式過度複雜化。例如更新進度、收集回饋等討論,通常一封言簡意賅的電子郵件、甚至是親自通話或交談就足夠了。